协同之道

如何做好工作流程管理,让团队工作更高效?


关于工作流程管理,彼得·德鲁克在其《管理的实践》一书中也曾提到,管理者的工作包括了五项基本工作:设定目标;组织工作;激励员工;为工作设立衡量标准;培养人才。“组织工作”其实就是工作流程管理,在团队管理中,我虽然设定了团队目标、激励制度、并尽可能培养新人,但是组织工作这块没有做到位,这也是团队效率低下的首要原因。
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(图1,来源网络)
这也是很多新任管理者的问题,在小团队中,工作流程大家都心领神会,并不需要太多条条框框,但是当团队规模扩大了,却还没有进行工作流程建设,这就很危险了,流程混乱会浪费团队大量时间和精力。

如何做好工作流程管理,让团队工作更高效呢?我做了诸多努力,最终让团队工作效率有了质的提升,其中的关键点也写下来供大家参考:

** 一、梳理日常工作,设计标准化的工作流程**

送饭盒这件事看似很简单,但5000名达巴瓦拉却严格遵循一套高效、精准的递送流程,分工明确、角色清晰、密切合作,从而创作了效率神话。对于初具规模的团队来说,需要管理者梳理团队日常工作,总结业务流程和关键节点,从而建设团队的底层架构。

如,下图为Scrum敏捷研发的标准流程,把产品研发团队的日常工作,分成了需求管理、规划迭代、进度管理、缺陷管理、评审回顾等流程,流程清晰分工明确,研发效率大大提高。
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(图2,Scrum敏捷研发流程)

再借助一些项目管理工具,管理整个工作流程,更是事半功倍。

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(图3,Worktile敏捷开发项目模板)

二、制度规范/公开透明

设计好工作流程后,如何更好地执行下去呢?这还需要团队管理者制定明确的规范,并对全体成员公开透明。如达巴瓦拉严格遵守他们的工作流程,不送完餐盒他们自己绝对不能吃饭,出现重复错误就会被罚款 乃至被开除。
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(图4,Worktile内部资料企业网盘)

三、培养团队文化/习惯

团队工作习惯的培养,非一日之功,需要管理者潜移默化的影响和不断的培训。华为团队的高效率有目共睹,进入华为的每一位新员工都会进行相关培训,并要求员工一旦进入操作状态,就要严格按照项目中的作业流程来进行,提升员工的工作效率,确保工作的顺利完成。
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(图5,Worktile日程管理功能模块)

四、不断改进工作流程

流程确定后并不是恒定不变的,随着团队和业务的发展,还需要不断打破原有的工作流程。比方说,团队的作业流程太繁冗复杂,不少员工在按照流程执行任务时,发现做了很多重复工作,工作的效率也开始变得低下,这种情况就要对原有流程进行精简。

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(图6,Worktile内部的招聘管理流程)

作者:匡元
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