协同之道

疫情期间,HR团队是如何实行远程办公的?


2020年的春节是个不平常的春节,新型冠状病毒突如其来,为了控制病毒传播,国务院办公厅宣布延长2020年春节假期至2月2日,各地政府也相继出台了延期开工政策。

Worktile积极响应国家政策,保障每位员工的身体健康,决定全体员工先在家远程办公。为了战胜疫情,实现真正有效率有成果的远程办公,公司HR和管理层也做了一系列防护措施与远程办公方案,在此将正在执行的方案分享出来,希望可以给大家提供一些参考。

** 一、调查确认每位员工情况**

疫情出现后,我们第一时间想到的是每一位员工的自身身体情况,经过与管理层讨论疫情应急方案后,我们在27日、29日分别发布了“员工春节出行排查表”和“员工返京调查表”

主要调查内容包括:

  • 1、2019年12月15日后是否去过或途经武汉?
  • 2、春节期间是否与来自武汉的亲友接触?
  • 3、自己或家人是否有连续三天体温37.5°以上、流鼻涕、全身乏力、呼吸不畅的情况?
  • 4、春节期间返乡的交通工具和外出停留城市等。
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问卷收集完毕后,我们根据填写的内容进行了汇总分析,从而进行下一步的预防措施。

在2月3-10日远程办公期间,我们会每天发布员工健康打卡的投票,行政部会根据投票每日统计更新每位员工的返程和身体状态,从而确认每位员工的隔离期,为来司复工做好防护准备。

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*二、保障疫情期间工作的正常开展 *

对企业来说,保障员工的身体健康是重中之重,但同时也需要保证假期后工作的正常开展,将疫情期公司和员工的损失降到最低。全员远程办公如何做好团队协作、目标管理及组织管理都是需要考虑的问题,因此我们制定了如下的远程办公方案:

  • 1、请各部门总监统计部门员工是否具备线上办公的条件,如未带电脑或设备不支持,行政同事负责沟通解决;
  • 2、远程办公时间周一至周五(9:30-18:30),Worktile保持在线,手机保持畅通,确保线上协作办公顺畅无阻;
  • 3、部门总监组织每日早晚部门或小组例会,确认每天工作目标并复盘;
  • 4、全员使用Worktile提交日报,评审人设置为部门总监,部门内全员可见,另添加hr可见;
  • 5、由HR每日检查汇总日报、线上会议情况,并每日通过worktile和微信群告知当日工作进展;
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具体远程办公工作安排已提前在worktile中发布公告向全员说明:

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*三、来司复工后的防护措施 *

春节返程人流量大,复工后的防护措施也不能忽略。由于此次疫情严重,涉及到全国人民,目前酒精、84、口罩、体温枪等防护用品都基本售罄,为了保障员工上下班及办公期间的健康,行政部通过各种渠道终于买到了一些防护用品,并制定了以下复工后的防护措施:

  • 1、办公区每日早晚消毒两次,早上8:30-9:00开始喷洒消毒液,进行消毒;
  • 2、公司为全员购买了医用口罩,复工后进行发放;
  • 3、每日在公司大门处,设立体温检测点,由行政同事进行体温检测,体温无异常方可进入办公区;
  • 4、为避免交叉感染,2月上下班尽量不乘坐公共交通工具,2月全员打车费由公司报销;
  • 5、尽量减少不必要的访客接待,外来访客必须提前向行政部门报备并登记。

疫情面前,虽然艰难,但我们从不退缩!做为一个SaaS软件企业,我们要在这个特殊时期承担起我们对于同事、客户和社会的责任,在2020年5月1日前,政府机构/医院/教育机构/公益组织,以及湖北地区企业,可免费使用Worktile团队协作产品的付费版所有功能。

希望Worktile的远程办公经验和公益计划能给大家提供一些帮助,让大家在面对疫情时可以高效工作、踏实工作!