管理进化

提升团队工作效率:方法+工具


身处企业服务行业,我司的产品是团队协作工具,说白了就是效率工具,所以在跟很多客户聊天的时候经常听到他们抱怨自己的团队效率低。而他们选择我们产品的核心诉求就是想要提高自己团队的工作效率。
不可否认,工具在一定程度上确实是可以提升团队工作效率的。但如果把效率低的原因都归结到工具上的话显然是不成立的。
在我看来:效率低只是结果,真正的原因则是由于目标模糊、责任不明确、缺乏deadline意识、工作规划能力差等等这些原因导致。这同时也是很多团队面临的问题,总是觉得自己团队的效率低,想改进,但是却不想工作效率低为什么这么低。所以,效率问题根本上来说是管理问题。需要自上而下解决。作为一枚基层管理者分享几点经验:

1.无论什么时候目标一定要清晰

作为管理者,无论你级别高低,首先要先想清楚团队的目标。这里说的目标是团队一个阶段的核心目标而非使命愿景等大而泛的目标。这样做的目的是为了在认知上保持一致,至少让你的下属知道他们做的这些工作是为了什么。
所以,在年初或季度初的时候一定要跟你的上级制定一个与公司整体目标对齐的属于自己的目标。

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举个例子:我担任内容营销负责人,公司年初给我们定的核心指标是线索量。但实际上,日常工作中会有很多与获客没有直接联系但又必须要做的工作,这个时候我们跟我部门的同学说明:这个工作要做,但也要考虑到我们的核心目标,合理分配时间和精力。

所以,核心目标这个事,做为管理者你自己首先要很明确,然后在具体工作上要判断是否与核心目标相关,并把这个判断结果告诉你的下属,这样大家就会很清楚自己的重点了。

2.明确分工,责任到人

目标是从认知上建立统一,避免资源浪费。而在具体的执行过程中,项目负责人或者部门经理在分配任务时一定要明确每个人的分工,让每项任务都有唯一的负责人。

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这里唯一的负责人并不是这件事自始至终都由一个人负责,而是让TA作为这件事的主导者去推动、协调工作,这样做能让每个人都有较强的责任意识。负责人对这项任务的最终结果负责,参与人配合负责人的工作,可以就某些方面提出意见。

3.培养团队的deadline意识

在管理团队过程中,我发现很多工作推进很慢,团队成员做什么好像都是不紧不慢的,这让我很着急,一开始也不知道是为什么。后来才慢慢发现,整个团队几乎没有deadline意识。换句话说,我没有给他们的工作规定确切的完成时间,这导致他们有时候做事拖拖拉拉,工作效率也不高。发现症结所在后,起初,我会把每个月的工作都规划的很详细,然后每个人都分配具体的工作并规定明确的截止时间(开始时间我不管,我只要看到我规定的截止时间前完成工作),完不成自己想办法,或加班或求助其他同事。

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这样做最初会很累,因为我需要在月初综合考虑每个成员的工作能力把工作规划的很清楚,并预估每项工作所需时间定好deadline。但在执行两到三个月后,当每个人都具备很强的deadline意识后,你就会轻松很多。现在我的团队就是,有些工作甚至不用我安排,他们自己就会给自己设定一个deadline,效率明显比之前提高了不少。

4.培养团队自己规划工作的能力

作为管理者,除了要安排好下属的工作,还要懂得如何规划自己的工作。因为,管理者是双重职责,既有管理职能在,也有执行职能。如何均衡两者关系很重要。
一般情况下,我每天的习惯就是上班后先看自己的个人工作台中有哪些工作,这些工作中有哪些是需要在限定时间内完成的、哪些是需要长期跟进的、哪些是跟团队管理有关的。

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  • “今天的事”是需要今天就做完的;
  • “本周安排”则需要本周内完成;
  • “更长远打算”则是一些紧急程度不高以后可能会做的事或者团队成长、学习资料等。

这样一来就相当于把所以事情按照紧急重要程度做了一个简单规划。一般来说,我会在前一天下班前把第二天的工作安排好,“今天的事”是第二天必须要完成的工作,如果没有做完我就会选择加班来完成,除非事情特殊可能短期内很难完成。这样做能保证今日事今日毕,不会给自己堆积很多工作。
其实,这样的方法适用于所有人。我要求我团队的每个人都这么做,每周一总结自己上周的工作,并将一下自己本周的计划,然后我根据他们的计划给出一些建议。
所以,提高团队工作效率最好的方法还是将管理与工具相融合,二者相辅相成方能达到最好的效果。

作者:吴倩倩
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