协同之道

8种方式提升你的团队工作效率


在这篇文章中你能学到:
- 提高团队效率的方法
- 如何划分团队中工作和项目的优先级
- 更好地管理工作量的小建议

在任何工作周,即使是最好的团队也会遇到影响效率的阻碍。冗长无效的会议、铺天盖地的邮件、成员之间消息闭塞等等都会成为你的团完成这个项目并且还将他们做得很好的阻碍。以下这8条建议希望可以帮助你提升你团队的工作效率和质量。

1.消除非必要会议

引用Dave Barry的话说“如果你必须用一个词来总结人类未能达到预期目的并且从来不会发挥出其全部潜力的原因,那么这个词一定是‘会议’”,提升你团队效率最简单的方法就是摆脱这些非必要的会议。这并不是说所有的会议都是不好的。会议应该是富有创造性的、有清晰的议程、合适的人参加、并且每个人都准备一个问题的解决方案,但是在实际中情况总是与之相反。

1.png

如果安排会议时没有明确的议程或目标,即使是短暂的30分钟会议也会消耗你的团队用来努力实现有形目标的时间。相反,问问你自己或者你的团队,你们是否真的需要开那次会议。如果那次会议的主题是项目状态的更新,那你是不是可以通过发送数据更新来代替会议?如果你的角色在会议中没有明确的定义,那么你的出席是否一定是必要的呢?通过消除不必要的会议,可以给每个人释放更多的时间专注于更重要的工作上。

** 2.以关键结果为基础划分工作优先级**

在任何一天,你的每个职员都可能会有10个不同的跨项目任务需要去完成。这个时候,每个任务看起来都是重要且紧急的。那么他们应该从哪里开始着手呢?他们应该把自己大部分的时间和精力放在哪里才能使得自己的工作效益最大化?
当然了,有些任务和项目是比其他的要重要一些的。这个时候如果有一套定义明确的目标以及工作如何取得成果的想法或许能帮助你如何判断这些任务及项目的优先级。
对那些与公司或部门目标一致的任务保持清晰的认知有助于让每个人都保持在同一节奏并使每个团队成员都能做出影响大局的决策。

父子目标.png

当你对你的工作如何促进公司目标实现有了清晰认知的时候,那就能更好的理解哪些项目和任务可以产生最大影响。在你的注意力转向那些影响力较小的任务之前专注于这些工作。如果一个任务或项目不能支持你们公司的扩张、更重要的目标或使命,那么你就要反思是否有必要做。

部门OKR.png

3.删除、推迟、转交或减少低优先级较的工作

一旦你了解了更大的愿景并且能够辨别哪些工作应该去做以及哪些是高优先级的任务,这些都是你可以高效利用时间的方法:删除、推迟、转交或减少低优先级的工作。

  • 建立建议2中的规则,如果一个项目的某方面于公司总体目标无益那就删除它。
  • 如果有一个更紧急且对团队目标影响较大的项目,那就选择去完成这个,然后推迟一个相对不是特别重要的任务,当你有更多的时间的时候再去解决它。
  • 如果有两个同等重要的任务分配给了同一个人,可以将其中一个任务转交给团队中另一个空余时间更多的人。
  • 如果有一个任务你不能删除、推迟或者转交,那就要想办法缩短完成这项任务需要的时间。例如,取消与此任务相关的会议、缩短会议时间、或者减少会议频次等。当然,你也可以先做这个项目中最重要优先级最高的部分,剩下的时间再做其余部分。

** 4.分配工作时充分利用团队优势**

不会有两个完全一样的员工。每个人都有不同的经验、优势、弱点,而这些让他们成为你团队中不可替代的一员。同样的,不同的人喜欢做的工作也是不同的。例如,团队中有的人可能喜欢组织编写研究报告而有的人可能宁愿嚼玻璃也不愿意汇总编写研究报告。
了解团队成员都擅长哪些特殊技能并且找到能让他们将时间花费在自己喜欢的工作上的方法可以简化任务和项目。另外,如果你知道一个人对完成某项具体任务更感兴趣,那么他们更有可能以更高的质量以及更快的速度来完成这项任务。为您的团队提供他们认为对个人有益或具有挑战性的工作可以帮助每个人达到他最好的工作状态。

5.开始前规划好团队工作

一旦你知道了哪些工作应该做以及应该谁去做,这个时候就要为你的团队拟定一个行动计划。在一开始就有一个经过深思熟虑的计划可以有效避免以后产生“与工作相关的工作”。
开始,确保你团队中的每个项目都有一个清晰的计划。从一开始就对项目进行规划可以确保每个项目里程碑都在实际时间线上,一直到项目完成。每个人都知道谁负责项目的哪部分并且能够全面洞察正在进行中的工作和已经完成的工作。然后,协调并安排整个规划中的项目,确保能最大限度的利用你团队的时间。

2.png

使用任务管理工具可以帮助你安排所有可以实现更大目标但相对较小的任务。在Worktile中,使用已有或自定义模板可以帮您复制之前的工作过程,并且确保不会遗漏任何步骤,实现工作的无缝衔接。

6.鼓励跨部门合作

你们在不同的部门工作并不意味着你们不可以一起工作。毕竟,你们的工作都是要实现更大的公司级目标。知道其他团队在做什么,当工作和目标重叠时,可以鼓励团队间彼此协作完成目标。
任务管理工具可以提高跨团队信息的透明度,可以将项目的每个阶段都回归为一组单一的目标。这些工具可以作为一个信息集中中心,与其他团队分享你正在做什么,并确定哪些领域是不同职责的人员可以协助你来完成的。

image.png

用Worktile进行部门间的协作,可以清楚的看到谁在做什么,并知道每个团队及团队成员的项目是如何影响另一个团队或项目的。

3.png

7.提倡全天无会议

参加会议会降低你的生产力,使得“进入工作状态”并完成工作变得更加艰难。在办公室至少要有一整天的时间致力于深度工作,那几个甜蜜的不间断的,无需开会的时间段用于专注于项目,可以大大提高工作效率和生产力。
每个企业都可以规定一个无会议日,让每个员工专注的低头工作无需担心会议。我们可以要求员工在这天不要安排内部会议,并且还要考虑到彼此的日程安排。这样可以让所有成员有整块时间去“做”工作而不是讨论工作。最终,团队将会有更多的时间分析、执行以及审查项目中的关键流程。

8.统一沟通平台

每个团队都可以使用各种沟通工具,只是这些工具只有在你的团队知道该何时如何使用的时候才有用处。所以为了让团队免于思考何时如何使用这些工具,请明确定义每个沟通渠道的使用目的。
对于跟供应商和客户的外部沟通,坚持使用电子邮件。对于内部的即时通讯,建议使用一个统一的内部沟通工具。对于计划、管理以及沟通可行的工作,建议使用一款任务管理工具。

5.png

虽然沟通工具可以使您的团队更有效率,但实际上如果没有一个统一的使用规则反而会使你的团队效率降低。你的团队应该使用最少的工具来进行沟通协作,并且让每个工具都能获得最大收益。

6.png

Worktile自成立以来一直致力于提高团队工作效率,为团队提供一个简单、直接、高效的沟通及协作平台,以即时通讯、任务管理、流程自动化及时间、事件预通知提醒等方式,帮助大家改善办公习惯的同时,提升整个团队的办公效率。

让你的团队成为最有效率的团队

提高效率是一个持续的过程。可能看起来会有些无所适从,但是简单的工具和策略可以帮助团队中的每个人提高效率。随着你和你的团队使用这些工具越来越流畅,效率将会成为团队的第二天性以及任何项目的内在动力。