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Worktile 访谈专栏:小团队如何让工作“质”“量”兼得


本专栏是开放给所有蜗牛团队们的访谈栏目,如果你想和大家分享自己团队的沟通秘籍或者协作的方式,请直接邮件至:wow@worktile.com,Worktile 会和你们取得联系。我们期待好的方式被分享,更欢迎与我们探讨关于【工作】的一切!

本期的同学是高大上的IAAS服务商QingCloud,我们经常会听到小团队无协作,qq+微信+嗓子就够了。本期,让我们来跟青云Marketing的同学们聊聊小团队如何“质”“量”兼得!

W:来聊聊青云Marketing部门的工作先呗,团队的工作职责有哪些?怎样划分的呢?
Q:QingCloud的Marketing团队只有3个姑娘,负责公司PR、品牌、推广等等营销方面的工作,基本上PR一个人,Event及合作一个人,其他工作大家分担。

W:是怎样的工作方式可以让三个姑娘hold这么多的工作呢?
Q:Marketing的工作非常庞杂,头绪很多,涉及的各种格式的文件、文档也很多。在使用Worktile之前我们基本使用网盘、QQ等进行文件共享,更新不够及时,查询效率低;日程上就更加头疼,因为我们每个月都有大量的日程安排,尤其是在会议活动集中的时候,而大家共同的感受就是急需一个团队共享的日程表,可以让我们共同更新、一目了然地了解当期活动安排和工作进程。
任务方面,事情庞杂的时候就总有疏漏,尤其是每个人会兼顾很多角色,互相之间又有交叉,所以有效管理个人和团队任务、及时了解团队各种工作任务的进展是非常重要的事情。之前我们会在QQ、微信、Skype之间频繁切换,花很多时间,但是缺乏统一的记录和归纳。

W:经常有人会说3、5人的团队协作需求不大,管理基本靠吼,文件用qq,沟通用微信群的方式,对这样的方式青云的同学有什么感受或者看法呢?
Q:对于协作交叉比较少、项目进程可预期的工作,大家可能只需要定期地交流进度和偶尔进行协同,这时候小团队通过一些IM工具和邮箱就基本可以解决沟通和协同的需求了。但是Marketing工作非常特殊,里面涉及的专业领域很多,每个领域的工作也都很庞杂,包含大量的任务,每个任务下的细节也很多,而这个过程中又涉及到团队内部的诸多交叉协作。因此一款能够促进团队协同的效率工具就非常必要了。

W:说说Worktile带来的改变呗。
Q: Worktile确实给我们这个小团队带来了多元的变化

  • 任务管理:各种任务及任务细节一目了然,每个人在每个具体任务上的角色清晰。Worktile是我们有效的check list,帮助我们有条理地管理任务,排列优先级,跟进任务进展;
  • 团队协同:QingCloud是不坐班的团队,我们3个人也时常奔赴不同的地方,各种IM工具虽然实效性强,但是缺乏条理性管理和记录,也容易让人花大把时间打字交流,有时候往往降低了效率。现在的任务管理和提醒功能是非常好的协同辅助功能。
  • 终于有了一张团队日程:各种事件和活动安排一目了然,日程管理效率陡增;
  • 提醒功能:及时通过邮件了解工作进展和任务安排,非常方便,再也不会忘记事情。

W:工作效率的提升会给生活也带来多一些的自由空间吧
Q:我们的确开始跑步和打羽毛球啦~

W:青云的同学们最近在忙什么新计划呢?
Q:丰富我们的内容生产,也会推出更多的线下活动系列,另外今年会在企业市场及生态合作上有更多的声音。为了更了不起的未来,我们也在真诚期待更多有理想有才华的小伙伴加入我们的Marketing团队。

W:最后请分享一些能保持高效工作的小技巧给我们的用户呗
Q:大量工作并发的时候一定要按照重要和紧急程度进行优先级排序,头脑清晰效率才高。
W:谢谢青云同学的出镜啦,期待之后Worktile与QingCloud有更加深入的合作啦