使用技巧

消灭重复工作三部曲


工作中,无论你是大公司的项目经理,还是淘宝网上的一家小电商,无论是公司 IPO 上市这样的大事件,还是客户的管理或者物料的采购,我们的工作中总是会摸索出一套可行的流程,以期合理化降低风险去做好事情。这些流程可能运用在我们日复一日的工作中,不断实践与完善。 Worktile 一直致力于中小团队的高效协作。为了让项目运作的效率更高,我们打造了类似项目模板、任务模板这样的功能。

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奏鸣曲:项目模板

在我们开始组建项目组,部门或者公司时,我们最需要做的可能需要花一定时间思量或者考虑同事间的工作流程,这个过程正好可以进行平时的流程的总结与优化,并形成一套标准的项目模板。一旦敲定,以后需要新建类似流程的项目时,你仅需要拷贝相应的 项目模板 即可。比如新员工入职流程模板、物料采购模板、敏捷开发模板等等。

1、    创建项目模板

假设你已经有了一套较为稳定的流程,那么,你可以建一个项目模板。

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2、    拷贝项目模板

每一次需要使用某个模板时,我们仅需拷贝此项目,并将其转移到个人项目或者自己的团队中。

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3、    分享项目模板

将模板分享给你的公司、团队、朋友,让你身边的人也同样高效起来。你所要做的就是将这个项目模板设置为公开项目,并将链接发给对方。   对方即可通过拷贝项目功能,完整获取项目模板。

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弦乐曲:任务模板

工作中,毫不意外的,我们经常也要建立类似的任务。每次都需要重新添加任务名称、描述、检查项、附件等。这无疑会带来不必要的时间浪费。这个时候,任务模板功能可以充分的解决你的问题。 三个小步骤,就能让你享受【任务模板】所带来的高效体验。

1、创建任务模板

首先创建任务模板,在任务中添加必要的任务名称、描述、检查项、分配人、关注人、检查项等内容。

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2、拷贝任务模板

点击任务详情右上角的【更多——>拷贝】,你就会获得一份同样的任务。当然你拷贝的时候,也可以选择只复制任务的关注、分配、附件、检查项中的某些而不是全部。

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不仅可以拷贝任务,还可以拷贝整个任务列表,批量复制任务。

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3、移动任务

接下来,你可以对这个复制的任务进行跨项目移动。选择相应的项目和任务列表,确定之后,该任务会显示在选中的项目中。接着,你就可以针对性的对这个任务做一些修改。

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小夜曲:任务、文件、文档、日程、话题的共享

工作中,我们总是会有些这样的重复性工作,它们并非必要,只是一些行动上的重复劳动。它们难度不大,但是工作量大,重复性高。它们需要花时间,会让人厌倦。它们会让人感到意义不大,无法使人进步,也浪费了宝贵的时间。当一个行为重复上千万次后,我们也许会思考:有没有什么方式可以替代?如果不能用其他方式代替,怎么做能最小的耗费时间精力?

在Worktile中,我们也察觉到了一些重复性工作的问题。

  • 比如团队协作中,经常会遇到需要把项目中单独的一个文件或者任务共享给相关人员,而他们又不是当前项目的成员,你不得不重新写一份任务说明,再通过Email等发送给对方。

比如同一份文件需要上传到不同项目中;同一个任务,需要在不同项目中重复创建;同一份文档需要在不同项目中反复粘贴;与任务相关联的文档,因为无法关联,需要仔细说明文档所在地方。

比如,有时候也有一些常规性的信息通知给新加入的小伙伴,每加入一个就得重新说一次。

聪明的你一定会意识到,这里面有很多不必要的工作,却在繁琐之中,悄然占据了宝贵的工作时间。Worktile也深深的意识到这方面的问题,并在本次Worktile更新中大大的加强了任务、文档、文件等的共享功能,方便大家减少上述重复性工作,避免繁琐,更高效的工作!现在,你可以针对Worktile中的几个基本元素:任务、文件、日程、话题和文档,创建一个共享链接发送给相关人员。这个共享链接,不仅支持项目内成员访问,也支持非项目成员访问。

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于是,在Worktile你可以采取这样的方式代替之前重复性的工作:

  • 当一个任务或话题,需要相关的文件或文档时,共享它们的一个链接就能快速关联其任务与文件;
  • 当一个任务需要分配给非项目成员时,你也只需发送该任务的共享链接给他,他也只能看到这个任务相关的信息。

接收到共享链接的人,只要他是Worktile的注册用户,就可以访问该链接内容。呈现的形式如下图:

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另外,为了更安全的保护你的信息,你可以设置开启或关闭共享链接。一旦关闭,则该链接无法被访问。

这次就先跟大家聊到这里,也希望本次的分享可以帮到大家减少在日常工作中的重复工作,让我们的精力关注在更多有价值的工作中,在之后的 博客社区 中我们也会分享更多的关于 Worktile 在实际工作中的实践应用,让大家的工作简单,高效。