客户案例

案例| 深圳同辰建筑:我们全国300+项目高效管理的秘诀


深圳市同辰建筑设计咨询有限公司/   行业:建筑设计咨询/   使用目的:项目管理、异地团队管理

今年五月签约后,我们全国三百多个运营中的项目都转移到了Worktile进行全方位跟踪管理,同时全公司的审批流程也都转移到Worktile进行。那些因为项目周期很长,日常聊天工具沟通产生的信息不对称、不明确以及项目进度拖延等问题,都有了很大程度改善。得益于Worktile,公司整体的人员管理能力和业务能力都有了比较大的提升。

——同辰建筑项目经理

迅速发展,亟待创新打破信息和管理的壁垒

深圳市同辰建筑设计咨询有限公司(以下简称同辰建筑)创建于2012年,是集“设计顾问、成本优化、建设管理、信息技术”于一体的综合性咨询服务企业。历经8年积淀,同辰建筑的业务范围已经扩展到全国30多个省份,为客户累计创造超100亿的价值。

随着业务量不断发展,原有线下项目、人力管理的方式已经不能满足企业发展需求;除此之外,全国范围内分公司及办事处的逐渐设立也对信息的有效沟通造成较大困扰。

正是这样一系列的需求,才有了同辰建筑与Worktile合作的契机。


项目管理:从不断拖延到准时交付


同辰建筑构建深圳、上海双中心,双核发展模式,已经在深圳、上海、北京、长沙、武汉、西安、成都、郑州、昆明、重庆等全国十大重点区域分别设立了分公司及办事处,业务范围拓展到了30个省份、自治区、直辖市等,这种分散再加上传统的线下项目管理方式,给项目进度管理带来了不少的障碍。因为每个人都要同时负责多个项目,且项目周期一般都比较长。通过线下方式去管理,管理层很难准确去把控各个项目的进度。


——Worktile是如何帮助解决项目管理问题的?


Worktile平台对同辰建筑最大的价值是实现项目信息的整合和云端一体化管理。


在项目信息上,项目负责人通过项目看板能快速了解到自己负责的项目、参与的任务、今天要做的事、本周计划、更长远的目标等;在进入某项目之后,项目负责人、参与人、时间节点、优先级、任务描述、沟通记录、子任务、关联任务、附件等一系列信息将得到展示。除了能够获取详细的项目信息,项目的变动也能通过@等多种方式快速通知到相关人。

只需打开“我的任务”,工作安排都将有序的展现

在项目进度上,通过Worktile工作流可对项目进行全程追踪,从提出想法到最终交付产出的各关键阶段;并通过拆分各阶段的任务、指定负责人、时间节点来驱动协作,轻松帮助项目负责人掌控项目进展和流程。除此之外,还可以通过看板、表格和列表等展示方式,直观查看每个项目的进展情况,每个成员的任务完成情况,以针对任务设置相应的提醒策略。

任务信息一目了然
负责的项目,进度都可以通过全局视图查看

在项目沟通上,Worktile除了提供一对一私聊、多人群聊之外,在沟通和分享上有极大的自由度。比如:项目负责人能将私聊中讨论的内容就地建成任务并指派;如果想在讨论过程中对某个任务/文件关联,也只需通过一个点击就能实现;除此之外,大家也可以在每个项目中就问题展开讨论。当然,这里也只是讲述了部分Worktile的沟通能力。

将讨论的结果直接建成任务
将要讨论的任务、文档直接分享到讨论组
在任务中直接对进度进度或者问题进行讨论

“Worktile在项目信息、项目进度、项目沟通等方面帮我们构建了比较良好的解决方案,所以团队管理、项目进度等问题也都有了很大程度的改善”​

——同辰建筑项目经理


团队协作:从信息不对称到快速达成共识

除了因分公司和办事处分散造成的信息不对称以外,每个项目进行到一定的阶段,都需要其他相关部门或外部人员进行联合协作,比如结构图复审等。此前,一般都是通过邮件、聊天等工具进行沟通。而因为项目周期长,很容易出现信息不对称和纠纷等情况,团队管理、业务的进度管理难度也因此加大。


——在解决信息不对称的问题上,Worktile给团队带来了什么帮助?


针对信息不对称问题,Worktile的解决方案是需求信息的完整溯源,沟通记录的永久保留。因为在Worktile,不同部门的人都可以被添加进同一个项目,从而在云端组成一个任务小队,通过我们上面讲过的沟通方式解决问题和讨论。


并且,过程中的讨论记录、文档等都是默认永久保留,就算是中途加入新人,只要给与权限,新人也可以通过任务的关联脉络完整的获取项目需求信息。就算沟通记录被人为删除,也可以通过活动记录进行回溯查看。

就算是已经结束归档的任务,也能快速找到其文档等信息
通过活动功能,我们能看到所有人在任务下的操作记录

除此之外,在与其他部门进行集体性任务的时候,Worktile能帮助项目负责人快速获取相关人员的日程安排,以及做到日程信息的有效发布和自动提醒。


因为在Worktile建立日程任务的过程中,你可以通过日程表轻松了解到谁在当下时间点是有会议或任务的,从而避免与每个人都进行沟通确认。在建立日程之后,无论是在移动端和网页端,临近任务时间点都会收到多次提醒,以确保人员的准时参与。


“Worktile对于我们这个行业来说是一个特别合适的工具,因为基于它建立起来的项目和沟通,都能被快速的响应,或者找到适合的方法来驱动。”

——同辰建筑项目经理

成果文件管理:从费时费力到随时查找导出  


在同辰建筑,设计类的业务除了产出的设计成果、第三方确认函等文件要保存下来之外,还需要根据各个项目的阶段节点来筛查,但是在引入Worktile之前这些都没有很好的解决方式。


——现在同辰建筑的项目成果文件管理有什么变化?


项目成果文件管理问题,在Worktile,无论是通过项目、企业网盘以及子产品Wiki都能有效的解决。而这里,同辰建筑主要是以项目为主要解决方案。我们在上面也有提到,Worktile的项目信息都是默认永久保留的,在任何时候都能根据项目的阶段分类快速找到,或者通过全局搜索来实现。除了这种简洁的管理方式之外,还可以主动将个人工作文件或是项目文件储存在Worktile的个人网盘或企业网盘。

除了项目文件永久保留,我们还有网盘和子产品Wiki来管理文档

“自从使用Worktile项目管理之后,我们就基本没有了成果文件管理的问题,无论是查找还是导出都特别方便”

——同辰建筑项目经理

目前,同辰建筑与Worktile的联结已经初见成效。正是不断创新变革的管理理念,让我们Worktile有机会与同辰建筑建立起合作,在其成长的过程中提供一份助力。也希望有更多的企业能通过Worktile,实现管理的简单高效,实现企业的不断创新升级。

点击立即注册试用Worktile