项目管理

项目管理工具必备的4个特色功能


不管是大公司还是小公司,要想组织和管理好计划、项目和人员这三个因素都是非常费时费力的事情。而只有这三者达成一致,公司才能正常运行发展。

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任何项目的管理都需要做到规划有方、执行得当,同时,还需要精准掌控特定项目涉及的所有方面。但是,大多数公司还是热衷于使用老方法,这导致它们在项目管理方面付出了巨大代价。以下是关于项目管理失败的一些数据:

  • 只有不到5%的公司可以在没有技术支持的情况下100%地完成项目;
  • 有57%的项目之所以失败,原因在于内部沟通不畅;
  • 即使项目管理软件已经被证实可以提高效率,还是有44%的项目经理不使用此类软件;

项目的管理及施行情况十分重要,甚至可以决定项目的未来。在没有明确目标、合理的项目进度表及经费预算、缺少高层参与的情况下启动项目,是很多项目在启动阶段就出师不利的原因。为了避免出现上述情况,我们需要从一开始就采用一套标准化的方法,而在今天,只有使用项目管理软件才能做到这一点。

现今,市面上有成百上千款项目管理软件,选择一款适合自己团队的软件可能并非易事。想要选到一款高效的软件,最好也是唯一可行的方法是通过选择软件必须具备的特色功能来缩小选择范围。

选择合适的工具或者说选择具有合适的特色功能的软件,与项目的启动同等重要。任何工具,一旦它迫使你转用其他工具或者让你更乐意转而选择其他软件,就应该及时放弃。你所选的项目管理工具必须具备能够帮你的团队高效而精准开展工作的所有特色功能。

另一个要点是,你需要全面了解这款软件,以便最大限度地发挥其功能。简而言之,选择的关键要点是要在保证质量的前提下,克服所有挑战。因此,您所选的项目管理软件必须具备以下4个特色功能:

1.团队协作

保证不同部门或团队之间的无缝协作至关重要。协作功能帮助解决了因距离产生的问题,让员工不管身处何处,都可以开展合作。正如每一个输入数据都非常关键一样,能就某一问题达成共识也非常重要。你所选择的项目管理软件必须能够让您可以通过沟通分享好的创意想法,确保团队凝聚力。如何使用Worktile进行团队协作?

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2.工时记录

时间就是金钱,只要用上工时表,既可以省下时间,又可以省下金钱。确保项目按时完成的关键在于简化执行流程。有了工时表的帮助,按时按点执行项目就变得很简单,因为工时表可以记录每个任务的详细执行信息,提供关于每个已完成任务的详细分解列表。管理任务将变得前所未有的简单。

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3.文档管理

能够获取所有最新版本的文件对项目而言十分有必要。如果你的项目管理软件具备文档管理功能,把所有文件都存储在一个地方,那么你就不再需要为了找一份特定文件在文件堆里翻了又翻,也不需要在收件箱里找了又找。不管是电子表格,图标还是图像,数百份文件都能存储在同一个地方,方便查找。毕竟,能越快查找到文件就越好。如何使用Worktile进行文档管理

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4.关联性、里程碑节点及时间跟踪

错过哪怕一分钟就可能给项目造成巨大的损失。因此,为了确保项目可以一直按时进行,上述提到的三点尤为重要。此时甘特图可以让你简单直观的查看项目进度的实时状态。这个功能虽然简单,但却非常强大,可以提供直观的信息,展示任务的关联性。因此,如果项目有任何变化,由此引发新需求,我们就可以立刻做出修改。

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通过设置里程碑节点,您可以知道项目是否在按计划进行,当然时间跟踪功能可以让您和团队专注于项目,在截止日期前完成项目。

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总结

使用项目管理软件并不意味着项目经理没有能力管理好项目。每个人都会在某些特定时候需要帮助,一个项目管理软件正好可以给项目经理提供其所需的帮助,让他能更高效地管理项目。
因此,通过项目管理软件,可以对项目实时进展情况了如指掌。管理软件会改变你的工作方式,并带来一些比较正面的效果。让你可以在规定的时间内出色地完成既定的里程碑节点。最终,可能会帮助你扩大客户群并吸引更多的机会。