项目管理

如何用SMART原则创建项目目标?


SMART是一个目标设定原则,能够帮助我们设定理想的项目目标。原则上来说,所有项目的目标都应该满足SMART原则,即符合下面五个原则: 具体性(S)可衡量性(M)可实现性(A)相关性(R)时限性(T) 。这五个原则既能帮助管理者设定目标,还能够提供结构性指导,帮助他们实现目标。
Gorge T. Doran 在1981年《管理评论》杂志上发布了一篇名为“用SMART原则制定管理者的目标”的文章,文中首次提出SMART概念。文章探讨了目标及其设定的关键性和困难性。他提出用SMART原则来帮助管理者完成目标制定的任务。
这套简单的标准可以帮助团队时刻牢记目标的同时,提高工作效率。因为没有明确的目标,工作就没有重点;没有工作的重点,成功完成项目的机会就变得渺茫。

图片1.png

SMART的具体定义是什么?

这个缩略语简单易记。正如我们在前文所述的那样,它指的是:具体性(S)、可衡量性(M)、可实现性(A)、相关性(R)和时限性(T)。那么各项原则到底有什么含义呢?下面是详细介绍:

具体性(S)

首先要定义想要实现的目标,且越具体越好。在这个过程中,可以用5W原则,如:

  • 目标实现过程都有哪些人参与?
  • 为了实现目标他们要用哪些项目管理工具?
  • 为什么目标很重要?
  • 工作地点在哪里?
  • 需要哪些资源才能完成?

原则上来说,目标设定得越具体,成功实现目标的几率就越大。

可衡量性(M)

用SMART原则设定的目标,必须是可衡量的。为了跟踪目标进度,我们必须知道如何衡量目标。这可以确保我们朝着正确的方向推进,并激励我们按时完成。因此,为了成功实现目标,我们需要定期监控和评估项目进度。

图片2.png

此外,我们还需要知道如何判断目标是否已经达成,以便在目标实现之后不再浪费宝贵的时间。这就意味着我们需要设定指标来衡量项目进度。如果项目周期需要延续数月,那么就可以利用项目里程碑来帮助设定可衡量的项目节点。

可实现性(A)

如果目标是无法实现的,那么花费再大的功夫来设定和衡量都毫无意义。因此,SMART目标的另一个重要原则就是,判断所设定的目标是否实际可行。在目标设定时,我们都想要充分发挥自己的想象力(毕竟太过保守的目标不具备突破性),但也需要注意不要太过放飞自我,设定不切实际的目标。
此外,还必须充分了解手上的资源。需要明确所设定的目标在当前工作的限制条件下可否实现,包括时间和成本限制等。

相关性(R)

此时,目标已经兼具可衡量性和可实现性,那么它具备相关性吗?SMART目标必须具备相关性,不仅要具备团队相关性,还要与组织目标高度相关。
这意味着我们设定的目标在满足前述所有标准之后,还需要与其他相关的目标保持一致,因为成功需要项目团队中的每个人提供支持和帮助。因此,它必须与项目其他部分和组织的整体战略保持一致。
相关性要求对目标设定提出了一系列全新的问题。如:所设定的目标值得努力吗?时机是否正确?它是否能够匹配其他需求?你是否是推进目标的合适人选?目标是否与当前的经济情况和社会趋势一致?如果所有的回答都是肯定的,那么所设定的目标应该就是具备相关性的。

时限性(T)

目标应该始终具备时限性,因为没有设定截止日期的目标通常是无法实现的。截止日期不仅可以充分激励团队,还可以让团队判断哪些任务是必须要在限定时间内完成的。因此,为目标设定限制时间,能够帮助项目的朝着正确的方向推进。
因此在这个环节,我们需要回答下列问题:这个目标必须什么时候实现?再进一步细化:六个月?六周?还是六天?没有时间框架,就无法有效地设定计划,而目标也永远不可能实现。

用SMART原则创建目标

明确SMART原则的具体定义后,如何用SMART原则来创建目标呢?那么,首先我们应该问自己、团队以及利益相关者一些问题。回答问题的过程中,可以让我们不断细化选项、优化策略,进而使目标变得明确和可实现。

1)保持积极乐观的心态

尽管目标的设定要切实可行,但在设定过程中切记不可让悲观的态度抑制你的努力。我们要保持积极乐观的心态。在回答我们想要达到什么目标这一问题时可以大胆设想,毕竟如果行不通还可以回头重新调整。但如果一开始就特别保守的话,将很难有所突破。
用SMART原则来制定项目目标的好处在于:这不是一个繁琐枯燥的过程,它可以充满乐趣,而且总能够让团队对目标有更深入的了解。

2)SMART原则适用于任何类型的目标

无论是什么类型的目标,都可以用SMART原则来分析一下这个目标是否值得我们付出时间和精力。
首先,从具体性原则来分析:该目标拟解决什么项目/产品/服务/问题?
然后,如何衡量该项目的进展?希望在什么日期之前达成什么目标?然后根据日期和目标设定指标、创建任务列表,根据指标和任务列表来判断团队是否在既定计划内推进项目。这个阶段,还要构建一个项目仪表板,来衡量项目规划阶段所设定的基准及项目各方面的进展情况。

图片3.png

在判断所设定目标是否可实现的时候,也要将组织的目标也纳入考虑范围。因为具体项目的目标需要与组织的整体战略保持一致。但是目标同时具备相关性吗?它能否解决问题或提供有用的产品或服务?
最后,时间限制是什么?需要多长时间来完成项目,并确保依然能够充分利用项目所创建的机会?
所有这些信息结合起来,能够帮助我们定义和实现SMART式的目标。但SMART式的目标并非一成不变,它可以非常灵活并根据需要进行修订。因此,我们需要在项目推进的过程中监控和评估关键指标,以确保我们所设定的目标符合SMART原则。
要成功的将SMART原则作为确定目标可行性的方法,您需要能够在项目的每个阶段提供帮助的项目管理软件。 Worktile式一款基于云端的工具,具有计划、规划和报告功能,可帮助管理人员创建并完成SMART式的目标。
转载请注明出处。