项目管理

如何通过差距分析改进项目管理?


项目规划时我们可以尽情畅想,一旦计划开始执行,如没有方法或工具来评估执行情况是否满足项目要求,就很麻烦。而了解项目实际执行与预期计划之间的差距,就能够让我们知道项目何时偏离了既定轨道。掌握这些信息,对于发现问题,并采取必要措施予以纠正至关重要。

差距分析是一种用于确认项目是否按计划执行的有效方法,这个简单工具,可帮助评估和提升项目的完成水平。因此充分了解差距分析以及如何使用它,将极大地有利于改进项目的管理过程。

*差距分析是什么? *

差距分析是对企业或项目的目前进展情况以及计划未来发展方向的正式研究。研究范围可涵盖业务方向到业务流程,从信息技术到产品管理等业务的各个方面。

在管理领域,差距分析是将实际效果与预期效果进行比较的一种手段。并对可能影响项目执行效果的因素,如资源规划、资本投资和技术等进行分析。差距分析的作用是确定资源分配与整合情况与理想的情况之间的差距,以期找出改善的方法。

要找出解决方案,就需要确定、记录和改进当前的表现与预期要求之间的差距。此类基准测试和评估进展的方法和技术也催生了差距分析。

*差距分析的目标是什么? *

差距分析的目标是提供一种可以衡量实现预期结果所需的时间、人力和物力的方法。差距分析可以运用在下列方面:

差距分析可用于分析产品满足其目标需求的程度。
差距分析还能够帮助确定市场中的差距。可以将预测利润与期望利润进行比较,揭示规划方面存在的差距。

差距分析还可以用来分析利用率差距。利用率差距指的是市场总潜力与目前实际使用之间的差距。这需要运用大量数据进行分析,例如市场使用率和当前使用率等。当前使用率评估了消费者对整个市场的使用情况。这些数据来自深入的营销研究,有时候需要由政府或行业研究提供。

差距分析还可以用于产品差距分析。产品差距指的是市场对产品的排斥,不管原因是什么。这种排斥可能是因为所提供的产品缺乏客户群所需的某些功能,或特定用户群并非公司使命或一般政策的目标客户群。

*如何进行差距分析? *

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在进行差距分析时,我们需要提出几个问题:我们当前的情况如何?我们本应实现什么样的目标?我们如何实现既定目标?因此,差距分析不仅仅是一份孤立的报告,而是一张改善生产的路线图。

在进行差距分析时,我们需要执行下面四个步骤的操作:
1. 明确当前的情况
差距分析的第一步是了解当前的实际情况。因此,要明确哪些才是应该描述的重要内容而哪些是可以省略的不重要内容。这可以避免盲目扩大分析范围,确保分析重点突出。然后还需要采集背景信息,即收集定性信息,如团队的工作流程和方法等。

此外,任何可以计算和测量的定量信息也很重要。这就囊括了团队当前正在做的一切事情的信息。在这个阶段,我们需要采集尽可能多的信息,因为收集的信息

2. 确定发展的方向
差距分析的目的就是要找出发展的方向,以及确定是否已经抵达了该目的地。未来目标或拓展目标就是理想的状态。为了实现理想的状态,我们需要了解当前的情况并设定合理的时间安排,以确保我们可以实现预先设定的目标。

在此之前,我们需要明确未来的目标是什么。我们需要思考未来的目标应该是什么样子;有哪些任务是应该完成但尚未完成的;哪些任务本应着手但尚未着手或发生了变化;以及为了实现未来的目标我们需要完成什么等等问题。

3. 找出差距
现在,我们已经了解了当前的情况,也知道未来的目标是什么,那么我们需要填补二者之间的差距才有可能实现既定目标。这时候你可能想要弄明白为什么会存在这样的差距。要搞清楚这个问题,你需要明确差距到底是什么样的。此外,还需要深入挖掘和找出差距发生的原因。要找出根源,你需要提出一些与自己业务相关的具体问题,并诚实地回答。

例如,可以尝试提出下面的问题:
哪些关键决策的错误导致了今日的局面?
我们本可以采取哪些不同的做法?
我们需要什么资源才能够达到目标?
我们是否需要设定新目标以弥合差距?

4、弥合差距
前期准备工作已经就绪,下一步就是采取补救行动了。我们已经了解了差距产生的原因,所以我们现在需要想办法来弥合这一差距。要做到这一点,我们可以充分利用在确定差距的过程中收集的信息来提出改进的建议。此外,还需要考虑所提出的每个解决方案的实施成本,因为我们可能不具备足够的资本或能力来实施。最后,制定一个弥合差距的截止日期。不设定截止日期,可能会导致我们忽视或忽略这一重要任务。而一个项目管理软件就可以帮助你有条不紊地推进。

完成前述所有步骤之后,不要忘了后续工作,即运用差距分析来评估改进措施的效果。如果不这么做,我们很可能会重蹈覆辙。此外,不要试图一次性解决所有的差距。因为团队同时承受过大压力的后果就是分崩离析。

*差距分析工具 *

下面这些差距分析工具可以帮助项目经理确定项目当前状态与其未来目标之间的差距。这些工具还有助于明确缩小差距所需的必要任务。

*SWOT *
SWOT分析就是一个有用的工具,指的是对优势、劣势、机遇和风险进行的分析。通过SWOT进行定量和定性分析,我们可以确定项目的内在和外在风险。

*鱼骨图 *
另外一个工具是鱼骨图,也称为因果图。这是一种对问题的潜在原因进行可视化分类的工具,可以帮助我们找出问题的根源。在头脑风暴过程中,这个工具将能确保对话的专注性。

*麦肯锡7-S框架 *
麦肯锡7-S框架可用于改善表现、研究未来变化的影响、调整部门和流程、并确定实施既定战略的最佳方法。通过查看七个相互依赖的因素,它可以应用于团队工作或项目施行。

*PEST分析 *
另一个工具是PEST分析,是对政治、经济、社会和技术进行分析的方法。PEST分析适用于需要根据宏观环境因素的框架来设计有效环境策略的项目。

*差距分析在项目管理中的应用 *

差距分析在项目管理中的应用是显而易见的。 作为项目经理,我们往往需要同时控制项目中的各种活动,而所有活动都可能会提出数量繁多的不同解决方案。 那么我们如何判断能够引导项目获得成功的最佳行动方案是什么?

项目管理就意味着我们需要在有限的时间、金钱和资源的限制下,不断努力弥合当前状况与理想目标之间的差距。在这种情况下,差距分析是帮助我们做出更好决策的有效工具。Worktile拥有在线项目管理应用,提供实时数据和在线甘特图,帮助我们更有效地实施这些决策。想要了解它能够如何帮助我们缩小差距,点击Worktile即可免费试用。

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