项目管理

项目管理入门指南


项目管理看起来像是一门令人生畏的学科,但掌握了基础知识,再加上一些直觉判断,无论具体情况如何,都能走上成功领导项目的道路。
或许你突然间被指派去主导一个项目;或许你正在谋求升职发展;或许你只是一个想要更好地理解自己在项目中所扮演角色的团队成员。无论你是何身份,在这篇文章中,我们将为您简要介绍项目管理中涉及的可操作信息的主要细节。

什么是项目?

项目是指一系列独特的、复杂的并相互关联的活动,这些活动有着一个明确的目标或目的,需要在特定的时间、预算、资源限定内,依据规范完成。
这些结果被称为可交付成果。什么是可交付成果?它可以是项目生产或提供的任何东西。可交付成果既可以是项目本身的结果,也可以是项目计划、报告或其他文档等项目过程的结果。
项目由不同的截止日期组成。因为项目中每个任务和阶段都存在截止日期,这就意味着项目需要制定一个进度表。
预算也是项目的一部分。因为你需要钱来支付资源,以确保能够在规定的时间内满足项目的需求。典型的资源包括劳动力、工作用品和设备。所有这些支出将在项目预算中列出。

大部分的项目包含下面五个阶段:

  • 启动阶段:这个阶段要列出项目范围、目标、项目组织、业务需求、约束条件、利益相关方、风险、项目控制和报告框架等信息。
  • 规划阶段:这个阶段需要构建一条从A点到B点的路线图,这意味着要创建项目的进度安排表、截止日期和资源计划等以确保能够按时完成所有任务。
  • 执行阶段:在这个阶段,项目启动并将项目计划付诸实践。
  • 监督和控制:要确保项目按计划进行,我们就需要设置进度监控机制。如果项目没有按照计划推进,就需要在问题出现之前控制并解决问题。
  • 结束阶段:项目都是阶段性的,所以它们最终会结束并需要一个正式的完结流程。但项目的结束阶段并不仅仅是简单地交付成果,还需要签署文件、重新分配资源和对其他零碎工作进行收尾。

项目中的任务管理

有效的项目管理要进行有效的任务管理,因为项目被分解为各个任务——即更小且可管理的任务。因此任务也被视为规定了持续时间或截止日期的临时活动。
因项目的成功很大程度上取决于能否及时完成任务,所以我们通常会对任务进行优先级排序,并按照此顺序在时间线上进行安排。有些任务是独立存在的,但有些任务可能需要依赖于其他任务的完成方可启动。这被称为任务的关联性。无论项目是何种类型,确保这些任务的正常运行和完成至关重要,因为只有这样才可以保证项目按照既定计划完成。

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项目管理中应该使用哪些工具?

你应该已经意识到了项目管理是一个极其复杂的过程,所以需要用计划、安排和监控来确保项目的所有因素都能够顺利运行。因此手头可用的工具越多,项目和任务就越易于管理。项目管理软件包含了可以帮助项目经理和团队成员实现项目各个方面需求的所有工具。
在使用基于云端的项目管理软件时,数据和协作可以实时发生,从而提供更准确的项目情况并有助于进行正确的决策。此外,项目管理软件通常包含下列诸多可用于管理项目的主要工具。
仪表板
项目仪表板汇集了项目各个部分的指标,然后通过简单易懂的图表和图形将这些数据呈现出来,方便项目经理或团队成员实时查看项目进度和数据。仪表板还可帮助进行项目汇报。运行项目意味着需要向项目的赞助商汇报项目进度,而仪表板可以协助图表和图形选择,以便针对性地提供目标报告所需的数据。

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甘特图
在线甘特图是最佳的项目规划工具,因为它们可以在时间轴上以图形的方式呈现整个项目的所有任务。每个项目都有开始和截止日期,甘特图将会创建一条线来标识该任务的起始和结束。如果项目之间相互依赖,甘特图还能够在此类项目之间建立链接。

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理想情况下,甘特图可以在团队间分享,并实时跟踪团队成员任务状态的更新情况。团队在推进任务的过程中,会逐步填补甘特图上起始日期和截止日期之间的空白。甘特图是什么

任务管理器
我们可以利用一些任务管理工具来创建待办事项列表并将任务分配给团队成员。在分配任务时,可以附加与任务相关的注释、文件、链接和图形等。团队成员可以在任务界面进行对话和写作。我们还可以设置任务完成时自动发送通知,还可以设置截止期限的自动提醒等。

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项目管理方法

构建项目流程的方法很多,项目经理们可能十分擅长一个或多个类似方法。最传统的方法是瀑布流,它遵循了线性方法来管理项目,将项目分解为固定的结构性序列。
另外一种越来越受欢迎的方法是来自软件开发行业的敏捷方法。这个方法包含了众多在小阶段或较短周期中工作的流程,也被称为“sprint”,更适合较小团队运作。如其名称所示,这个流程可以很好地适应变化,具有很高灵活性,能够根据客户反馈不断改变工作方向。

三个限制因素

无论使用哪种方法来管理项目,关键是要明白项目的三个限制因素。因为所有的项目都要受到成本、时间和范围的限制。也就是说,项目必须在预算范围内、按时交付并在预期范围内。
如果我们将上述成本、时间和范围等三个限制条件视为一个相互依赖和制约的三角形,那么我们管理这个三角形的目标就是质量。因此,如果我们正在管理项目的成本、时间和范围,我们就需要满足客户的质量要求。
但这三个限制因素的作用不限于此,它们就像船上的压载物那样,无论风浪多大,都能够确保项目保持平衡。例如,如果资金不足,那么可能需要调整项目的时间或范围;相应的,如果时间不足,那么项目的预算或范围也应相应调整。
在管理项目时,如果能时刻牢记这三个限制因素,并设定合理的项目阶段和具备有效的管理工具,那么我们就可以在必要时进行调整以确保项目的正常运行。这就是成功管理项目的秘诀!