项目管理

如何制定工作流程?


想知道如何确保项目完成?这时候制定一套工作流程是非常必要的。
在管理一个全新的计划或项目时,往往需要定义一个新流程来完成工作。
有时,说起来容易做起来难。一个新的计划或项目往往会涉及众多参与者,因此可能存在一个或多个项目经理及不同的团队成员,而且很多时候还涉及设计师、合作伙伴、客户甚至供应商等角色。
随之而来的就是一系列的挑战,你会面临一些传统的流程,之前可能做过类似的项目,所以人们会惯性地使用过去的工作流程。如果存在第三方或供应商,他们又会有自己的工作流程。

1.以最终目标为出发点

而试图让每个人都秉持同样的想法或以同样的方式做事很困难。而且有时候这些相关人员可能根本没有任何工作流程。还有一些相关人员的工作流程完全根据某些工具设计,以上这些因素都会影响项目最终效果。
因此在设计工作流程的时候,需要以最终目标为出发点。这是什么意思呢?分析现在的运作方式并思考未来想怎么做。然后再考虑是否需要采取新的或不同的做法?
所以我们需要考虑的事情包括:如:要实现项目的既定目标,需要哪些步骤、流程和系统?最佳实践是什么?我们要写一个任务清单并提出一系列问题。标出项目的合作者,并决定哪个团队负责驱动整个项目。下面我们着重讲一下工作流程这方面的内容。

2.制定工作流程

先看一下什么是工作流。工作流用来定义业务流程的执行及其自动化的过程,即任务、信息和文档按照某种特定规则,从一个人传递到另一个人的过程。涉及的是从一人到多人之间传递资料、信息或服务的过程。所以本质上来说,工作流研究的是工作的流转。
下面,我们先讨论如何定义一个工作流。这个一定是一个级别非常高的工作流,不过无论什么级别的工作流第一步都是要遵循三个主要步骤,即绘制一个工作流程图。实际就是一张展示工作在人与人之间、团队与团队之间传递的图表。当然,这个过程会涉及到很多细节。但只要记住一点:为了确保工作流程切合实际,一定要让从事这些工作的人参与进来。
第二步,绘制完工作流程图后,需要与团队进行分享,并确保每个人都能够理解,且不存在任何疑问或信息缺失。而且还要再次确定该流程的可行性。我们的目标是每个人都能够掌握这个流程,且能在整个项目或计划的实施中应用。

图片6.png

第三步,将工作流程与工具功能相匹配。这个过程中,要让流程驱动工具。工具是用来辅助流程的顺利进行而非让流程适应工具。

图片7.png

此外,我们也希望人们可以意识到项目管理工具的重要性。通过使用这些工具,尽可能地实现自动化。让人们可以腾出时间来做他们最擅长的事情,这就是我们的目标。然后……工作流程的好处是什么呢?它能够真正地提高工作效率、降低错误率、缓解压力并确保计划或项目的一致性。


原文作者:Jennifer Bridges
翻译/校对:Worktile
转载请注明出处。