项目管理

做好项目管理的七个技巧


随着市场竞争加剧、产品利润走薄、用户响应要求提高、产品更新迭代加快等各项因素的变化,项目管理逐渐兴起成为企业主流管理方式。项目管理的核心目标是要在规定的时间和预算内,完成事先确定的工作范围内的工作,并且达到预期的质量性能要求。传统项目管理方式专业性和技术性较强学习成本较高,这里分享一些泛项目管理的技巧:

1.明确目标,上下同欲

无论是团队还是个人,目标意识非常重要。对于团队来说,最清晰的目标就是什么时间最终交付什么成果,这个成果可以是一个产品的哪些功能,也可以是客户需求满足度达到多少等等。总之这个目标一定要清晰,最好可衡量,当然,还要保证团队每个成员都清楚的知道自己做这项工作最终的目的是什么。只有这样,最终交付的结果才是有价值的。
除此之外,制定团队目标时还要注意一点:一定要跟公司整体目标保持步调一致。这里的步调一致是宏观对齐并非简单的目标拆解。例如,公司今年在产品上的核心目标是上线一个大版本,那么你的核心目标一定是与大版本上线相关的。

父子目标关系.png

2.做好规划,有条不紊

从一开始就对项目进行规划可以确保每个项目里程碑都在实际时间线上,一直到项目完成。每个人都知道谁负责项目的哪部分并且能够全面洞察正在进行中的工作和已经完成的工作。然后,协调并安排整个规划中的项目,确保能最大限度的利用你团队的时间。

项目规划.png

3.依据项目目标和关键结果划分工作优先级

每天每个员工都可能会有多个不同的跨项目任务需要去完成。这个时候,每个任务看起来都是重要且紧急的。那么他们应该从哪里开始着手呢?他们应该把自己大部分的时间和精力放在哪里才能使自己的工作效益最大化?当然了,有些任务和项目是比其他的要重要一些的。这个时候如果有一套定义明确的目标以及工作如何取得成果的想法或许能帮助你如何判断这些任务及项目的优先级。
对那些与公司或部门目标一致的任务保持清晰的认知,有助于让每个人都保持在同一节奏并使每个团队成员都能做出影响大局的决策。所以,衡量目标的关键结果就是判断各项工作的优先级之一。

目标与关键结果.png

4.明确分工,责任到人

目标是从认知上建立统一,避免资源浪费。而在具体的执行过程中,项目负责人或者部门经理在分配任务时一定要明确每个人的分工,让每项任务都有唯一的负责人。这里唯一的负责人并不是这件事自始至终都由一个人负责,而是让TA作为这件事的主导者去推动、协调工作,这样做能让每个人都有较强的责任意识。负责人对这项任务的最终结果负责,参与人配合负责人的工作,可以就某些方面提出意见。

任务分工.png

5.高效沟通,提高信息透明度

项目执行过程中的沟通非常重要,主要是为了确保项目进度的信息透明和对称。如果A组已经做好某件事,需要B组做另外的事,如果没有沟通,B可能压根就不知道,这样项目进度就会延误。一般情况下,项目组会定期召开项目进度会,和项目成员同步进展情况,并再次确认各项任务的截止时间。但如果项目组有用到项目管理工具协作和沟通,信息比较公开透明的话,项目进度会就没有必要太过频繁。当然,和关键干系人的沟通还是必不可少的,可以定期核对项目进度。

任务评论.png

6.进度管理,减少逾期

进度管理是项目管理中非常重要的因素。常见的项目进度表一般是甘特图。甘特图只一般包含工作事项、负责人、交付时间、时间跨度等几个关键点,可以清晰的展示整个项目的执行进度。
在用甘特图做项目进度管理时有几点需要注意:

  • 培养团队的deadline意识

这一步看似简单,却直接关系到整个项目能否正常完成。所以,在项目计划阶段,我们一定花足够多的时间做好项目进度计划,在分解项目任务时,颗粒度尽量细一些,确保分工到人,定好截止时间并确保任务能在截止时间前完成。

项目进度条.png
  • 优化工作流程

项目组成员间的作业流程,是通过邮件、Excel还是项目管理工具沟通,在项目启动会上一定要明确清楚。例如官网改版的项目,我们可以把作业流程分为【需求收集】-【原型设计】-【UI设计】-【WEB研发】-【网站上线】,每个流程由某位或多位负责,任务状态变更后,再进入到下一个流程。

官网改版流程.png
  • 定期检查项目节点/里程碑

很多时候我们会同时负责多个项目,或是还有很多其他日常工作,如何保障项目正常运行,这需要我们时常检查项目节点/里程碑,及时发现项目中可能的风险。还拿官网改版项目举例,如果项目任务流转到UI设计了,但是设计组一直没完成,我们就需要尽快找相关负责人沟通。
项目中琐碎的事务如果怕忘记了,建议大家可以给自己建个循环任务,比方说每天检查官网改版项目,该任务就会循环提醒负责人。

循环任务.png

7.总结复盘,经验复用

任何项目交付成果并不是最后一步,复盘才是最后一步。无论项目目标达成与否,最终交付结果如何,及时复盘总结能给团队和项目经理更多思考,这样也便于经验复用。