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“杜宾犬”SM、OKR目标聚焦与团队个人管理的思考


敏捷开发应用Scrum时,Scrum Master(以下简称为“SM”)是对流程负责的重要角色。SM有很多职责与要求,个人觉得SM非常有意思的一个要求在于做好Scrum Team的“杜宾犬”,这种对团队的“看护”与OKR高度聚焦和团队以及个人在目标时间管理的很多原则也是相通的。分享一些相关的零碎思考。

本文包括三部分:SM-做好团队的“杜宾犬”、50%<50%、Less is More, “M” as in “Miracle”。

一、SM-做好团队的“杜宾犬”

在参加EXIN由敏捷宣言发起人之一Arie van Bennekum主讲的Agile Scrum Master授权讲师课程时,Arie的一个故事让我格外印象深刻。

Scrum在具体实践方面其实有很多需要注意的小细节,比如工位的安排,通常一个Scrum Team的成员应该是都在一起的,而SM的工位往往会被安排在团队的“入口处”,不仅便于向团队及时提供必要的帮助,同时更方便履行“杜宾犬”的角色。Arie之前作为一个公司研发团队的SM,就和Scrum Teams在某层办公楼一起工作,坐在门口“看护”团队们。有一天,公司的某位核心高管突然下楼来找Arie,当他出现时,所有的Scrum Teams“冻结了”,可能不由自主地望向“大佬”,也可能表面若无其事地做着自己的工作,心里却不禁慌张担心猜想:“他来干吗?是又要提什么新需求吗?或者需求的优先级需要调整?还是出了什么问题?······”

Arie认为这种行为非常不合适。作为SM,他是团队的保护者,需要避免让团队受到任何的干扰,从而让团队能够专心聚焦高效地完成工作。因此,他会阻止这位高管的“闯入”行为,和他沟通这样是并不合适的,以后再有什么问题可以让Arie去他的办公室,他会再视具体情况和团队交流,尽可能减小对团队的影响。很多情况下,这种“闯入”行为都是为了在当前Sprint增加高优先级的需求,希望团队可以调整完成。Sprint应尽可能避免变更,按照原来的规划完成当前工作,把新的需求先放入Product Backlog,在极特殊的情况下才会再召开Sprint Planning Meeting,讨论新增的需求并进行调整,但在调整加入新的高优先级的用户故事时,可能需要将原来规划要做的用户故事移出当前迭代,以便整体工作量是在团队能力范围之内的,确保稳定正常交付。

二、50%<50%

SM避免Sprint变更,并且看护团队尽力减少外界对团队的干扰,根本在于一个问题:越多是不是越好?

调查显示,相较于短时间集中完成一个任务,一个人“一心两用”时,完成两件同样事情需要投入的时间不止翻倍,效果却打折不止一半。如Clark和Wheelwright的研究表明:“如果一个人同时做两个任务,花在任务上的时间要高于只是做一个任务。”

少量专注,是更为高效的产出模式。为了保证团队尽可能有稳定的高质量产出,SM的守护是必要的。如敏捷宣言原则之一:“Simplicity, the art of maximizing the amount of work not done, is essential.”

OKR也是同理,这就是为什么建议单个周期内OKR控制在1-5个,什么都想做,时间精力有限,一个周期结束后可能什么都做了一点儿可什么都没真正做成,倒不如将有限的时间精力先投入一个或三五个目标,完成它们取得一定成果。

回到团队管理和个人管理的应用也是一样。《哈佛商业评论》对12家公司进行8年研究后得出一结论:“如果企业每次做得少一些,项目就会更快做完。”很多团队非常棒有很多想法,然而在具体落地的过程中缺少阶段性集中攻坚的规划,一股脑儿全部启动,到了最后发现有一堆项目在进行中,却没有一个项目完成总是延期。“如果希望团队如期完成项目,就必须限制工作量。(Mary & Tom Poppendieck)”分阶段实施,至少在某个周期结束后,是有一定产出可交付的。在个人目标管理方面,也是“理想很丰满”,而骨感的现实就是一个人的时间精力是非常有限的,多个任务切换间造成的分心更是不小的浪费,所以很喜欢的一个说法就是“战略是放弃”,将所有的想法筛选放弃,剩下最想实现最需要实现的那个目标单点突破,全力以赴搞定阶段性里程碑,再向下一个目标继续冲刺,不断取得更多的成就。贪多什么都做最终可能只是浅尝辄止而一事无成。

高效的团队管理者应该和Scrum团队的SM一样,能够看守好团队高度聚焦不断取得阶段性突破以点成面;高效的个人管理能够抵挡外界的干扰清楚自己的目标,并有策略地不断分阶段朝目标推进以小成大。

三、Less is More, “M” as in “Miracle”

目标与战略的本质相同。在OKR实战课程中,经常喜欢用这样一张图。个人非常喜欢对战略的另一个定义叫做“战略是支点”,好的战略出其不意,如同找到了一个绝妙的支点发挥杠杆作用以小的投入实现巨大的成功。然而光有好的支点还不够,撬动杠杆的是投入,图中左边的方块大小代表执行力也就是投入的多少,由于组织中涉及诸多个体,用方块的数量代表能够清楚理解组织目标并且在正确方向上努力的个体或团队数量。试想,有限的四个方块若是同时被用于支持四个战略的实现,杠杆另一端撬起的表现并不起眼;若是同时都聚焦支持一个战略的实现,表现非常显著可观,并且这一良好的表现同时也会带来更多的资源可投入下一阶段的目标实现,如此良性循环,成就可期。

“心流”指的是一种高度专注的状态,英文叫做“Mindflow”。Flow是精益中提倡的“价值流动”,想一想,当同时进行多项任务时可能每个任务最终都成了“库存”难以流动起来,当只专注一个任务时便成了“One Piece Flow(单件流)”,不断产生进展在完成交付的同时真正实现了“价值”。

张一鸣说“大力出奇迹”,和“Less is More”本是同一道理,“More”的“M”,也正是“Miracle(奇迹)”的“M”。希望任外界纷扰,每一个团队和个人都能深究初心聚焦航向,像SM一样做好自己的守护者,守护有限的时间与精力,保守好自己的心,少一点儿、再少一点儿,聚焦专注循序渐进,善始而得善终。