客户案例

案例 | 使用四年,建立系统的项目管理制度,异地办公零障碍!


公司介绍

Skywen天问信息创立于2016年初,是一家以信息数据研发和互联网应用研发为主的互联网公司。我们的核心服务目标,是助力企业级主体使用互联网信息化模式改善企业效率和互联网上云方式企业全面数据化,并在小程序以及PC端应用开发和融媒体运营两个核心需求上,提供从策划、运营、开发、执行、反馈全部整体解决方案。

2019年,我们通过国家高新技术企业和浙江省中小企业认证,为企业长远发展带来了突破性的条件。未来,我们将致力于上线自主研发产品,建成自主核心技术圈,开启企业自主品牌的推广。

由于拥有杭州、绍兴两地团队,异地办公的项目沟通和团队管理需要采用更加高效的管理方案。2016年中旬,我们开始使用Worktile帮助解决沟通和管理的问题,取得了显著的成效。使用过程中,我们结合平台性质和自身的团队特点,逐步摸索、建立了系统的项目管理制度,在工作效率、项目运作、制度规范等方面实现了各方面的跨越。

下面介绍我们对于Worktile的具体运用。

使用场景

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解决方案

一、定义任务

在实际使用过程中,发现原有的通用配置中,集合了一个任务从计划到发布的全部流程,并不适用于我们团队现有的工作模式和协作方式。因此,我们采用根据项目性质进行设计任务类型,配置不同岗位的人员的方式。与此同时,给每个任务配置相对应的任务状态。

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通过配置任务的方式将不同需求阶段的连接性展示出来,实现需求的无缝衔接与流程自动化,在提高团队工作透明度的同时大大提升团队的整体工作效率。任务可以进行分解成子任务(目前选择派生关系),由于父任务和子任务的负责人处理的类型会不同,所以给子任务也配置了这三种类型,在创建时可以自由选择。

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二、任务流程

在统计数据的分析时候,发现给予多人创建任务的权限,会引起部分数据混乱,故对人员创建权限进行了部分限制。进行这步操作的同时,发现合理有效的规范任务的格式,包括标题、负责人、评论等形式,对管理层查看实时状况也有了更舒适的体验,也方便统计者进行整理内容。

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1.规范任务流程,限制创建父任务的权限

  • 创建父任务角色:产品经理、UI设计、运营&行政创建需求任务;产品经理创建开发任务(研发可在已有的父任务下创建子任务)

  • 同一项目开发进程中,在评论里进行交流的无需新建任务,除非重大的需求问题、新增的子任务、成为迭代版本的需求等

2.创建任务名称规范

  • 需求任务:
    【岗位任务】+版本号(无迭代可不写)+需求内容,例:【产品原型】1.0 需求&原型图
    【项目名】+版本号(无迭代可不写)+说明,例:【SkywenWeb】3.0 官网项目

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  • 开发任务:
    父任务:【版本号】+问题描述,例:【1.1】开发需求和BUG汇总
    子任务:【模块名】+问题描述,例:【首页】根据提供的内容进行重新填充

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  • 日常任务
    【分类名】+内容描述,例:【团队工作】周报工作试运行
    【地区】+【姓名】+申报事物描述,例:【杭州】【lweein】F级人才认证

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3.任务人员的变更

任务的不同阶段,及时变更任务状态及相关负责人;变更同时,任务的负责人不能同时是任务的参与人

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4. 结束任务规范

任务关闭结束时,作出及时反馈,评论进行描述并@到相关参与人员,说明任务的完成情况

  • 评论规范

开发类:截图+客户反馈+研发bug情况描述+修复情况,部分细节可视具体任务而调整
设计类:版本号+设计结果,例:V1.0设计完成定稿
产品类:版本号+需求结果,例:V1.0需求冻结,V1.0文档定稿
运营/行政类:发布结果,例:文章已推送/已发表

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三、消息通知

基于Worktile的功能和使用过程中,同时收集了公司成员们的使用体验及优化意见,在符合公司内部的制度,并提高团队协作有效性的情况下,研究讨论出了一套更高效、便捷的消息通知模式,在每个具体任务中,我们可以设置负责人,其他相关人员作为任务的参与人。当任务出现变化或评论等,对应的相关人员会收到通知,保证信息的及时分享。

四、简报方案

结合Worktile的数据统计进行整理,有效的查看团队成员当月任务的工作量和完成效率。数据统计作为一部分绩效考核和个人成长空间参考,一定程度上加强了成员们的工作上进心与责任感培养。管理者在查看简报时,产生对成员进行培养方向的思考以及下月任务量的科学分配;成员本人在编写及查看简报时,产生自我评估与工作预期及规划。

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总结与评价

在Worktile所配置的功能中,公司团队只要稍加通过定制化与规范化,便可形成一套团队自有的模版。使用过程中,通过设置任务周期和配备人员,可以随时查看各岗位流程,并且追踪工作进度等,这些功能给我们团队的工作带来了极大的便利,降低了不必要的时间及沟通成本,大程度上地提高了协作效率。